Naar welke teambuildingactiviteit ben je op zoek?

Weet Je Evenementenlocatie Goed Te Kiezen

Weet Je Evenementenlocatie Goed Te Kiezen



Een locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement en bepaalt de sfeer waarbinnen het programma door de gasten wordt beleefd.

Laat bij het kiezen van een locatie alle factoren een rol spelen en hou de objectieven van het event voor ogen.

Onderstaand een aantal tips en ideeën bij de zoektocht naar de meest geschikte evenementenlocatie.

Sfeer en uitstraling van de locatie

Welk gevoel brengt de evenementenlocatie met zich mee?
Past de locatie qua sfeer en uitstraling bij de objectieven van het evenement (doelstelling, thema, doelgroep,…)

Bereikbaarheid

Is de locatie eenvoudig bereikbaar (auto, openbaar vervoer,…)?
Zijn er wegomleggingen (gepland)?
Dient wegbewijzering te worden voorzien?
Hoe filegevoelig is de locatie?

Parkeergelegenheid

Is er voldoende parkeergelegenheid?
Is er parkeergelegenheid voor artiesten bij de ingang?
Is een parkingboy nodig?
Hoe lang is de afstand tussen zaal en parking? Dient een shuttle te worden voorzien?
Is de parking en aanlooproute voldoende verlicht?
Indien openbare parking in de omgeving, parkingtickets voorzien voor de gasten?
Is het nodig om parkeerstroken op de openbare weg te reserveren?

Capaciteit

Beschikt de locatie over voldoende capaciteit voor het aantal genodigden?
Wat is het maximum aantal toegelaten personen?
Zijn er meerdere zalen beschikbaar?

Vuistregel aantal personen per m² :

Vergaderingen en congressen

Theateropstelling: 0,5m²/persoon
Schoolopstelling: 1,5m²/persoon
Cabaretopstelling: 1m²/persoon
Carréopstelling: 0,5m²/persoon
U-vorm: 1m²/persoon

Feesten

Receptie: 1m²/persoon
Zittend diner: 1,5 tot 2m²/persoon
Feest: 1,5m²/persoon

Flexibiliteit

Wat als er meer/minder gasten zich aanmelden?
Is de locatie uitbreidbaar dmv tenten?
Beschikt de locatie over extra ruimtes (simultane vertaling, break-out sessies, opslagruimte, kleedkamers/loges, VIP-ruimte,…)?
Is de zaal toegankelijk voor mindervaliden?

Audiovisueel

Is de locatie audiovisueel uitgerust?
Is er een vrije keuze van technische leverancier?

Podium

Is er een podium voorzien?
Is er ruimte om een podium te plaatsen?
Zijn er loges dicht bij het podium?

Dansvloer

Is de ondergrond geschikt als dansvloer?
Moet er een (houten) dansvloer worden aangelegd?

Voorzie 10% tot 20% van de totale oppervlakte als dansvloer.

Akoestiek

Hoe is het met de akoestiek gesteld?
Nood aan een aangepaste geluidsinstallatie?

Elektriciteit en water

Is de totale stoomcapaciteit voldoende?
Zijn er verschillende stroomgroepen (catering, techniek,…)?
Ligt de elektriciteit reeds op de nodige plaatsen (keuken, podium,…)?
Zijn er voldoende stopcontacten?
Is er stromend water beschikbaar?

Sanitair

Zijn er voldoende toiletten aanwezig?

Vuistregel aantal toiletten :

Eén toilet per 150 gelijktijdige bezoekers en minimaal 2 toiletten.
Een toilet is binnen een afstand van 150m te bereiken.

Dienen er toiletwagens geplaats te worden?
Zijn er toiletdames voorzien?
Wat zijn de beschikbare materialen (poetsdoeken, luchtverfrisser, wc-papier,…)?

Airconditioning/verwarming

Is er een airconditioningsysteem?
Hoe wordt er verwarmd?
Welke garantie voor de temperatuur?

Vestiaire

Is er een vestiaire voorzien?
Is de vestiaire voorzien van vestiairetickets?
Is er vestiairepersoneel voorzien?

Logistiek

Is aan- en afvoer van goederen mogelijk, ook tijdens event zonder dat gasten hinder ondervinden?
Is er nood aan een technische gang?

Catering

Wat zijn de cateringmogelijkheden? Receptie, staand, zittend?
Is er een voldoende uitgeruste keuken beschikbaar?
Beperkingen in de keuken, voorbeeld verboden op gas te koken?
Vrije keuze van cateraar? Indien niet, uitkoopsom?

Overnachting

Wat zijn de overnachtingsmogelijkheden in de buurt van de locatie?

Exclusiviteit

Is een exclusieve huur van de locatie mogelijk?
Kunnen er gelijktijdig in andere ruimtes nog evenementen plaatsvinden?

Voorwaarden

Is het mogelijk een optie te nemen op de locatie?
Wat zijn de algemene huurvoorwaarden/annuleringsmogelijkheden?

Huurprijs

Hoeveel bedraagt de huurprijs? Is er een verschil tussen opbouw / demontagedagen en eventdagen
Wat is er precies inbegrepen?
Worden extra uren aangerekend?
Wat zijn de betalingsvoorwaarden?

Veiligheid

Voldoet de locatie aan de veiligheidsvoorschriften?
Zijn er voldoende nooduitgangen? Zijn de nooduitgangen degelijk aangeduid?
Zijn er brandblusapparaten aanwezig?
Is er een evacuatieplan voorhanden?

Overlast

Zijn er storende elementen in de buurt van de locatie (omgevingslawaai, slechte buurt,…)
Regels betreffende toegestane geluidsvolume?

En wat denkt u hierover?

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *